Administration & Digitale Automatisierung (m/w/d)

1010 Wien

Teilzeit

Festanstellung

Einleitung

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und arbeitest gerne in einem internationalen und humanitären Umfeld? Du möchtest nicht nur administrativ unterstützen, sondern auch Abläufe mitgestalten, digitale Lösungen nutzen und neue Technologien wie KI sinnvoll einsetzen? Dann freuen wir uns darauf, dich kennenzulernen!

Aufgabengebiet

Als administrative Kommunikations- und Organisationsdrehscheibe für den Bereich IZ bist Du für eine Reihe organisatorischer Aufgaben zuständig
Organisation und Koordination von Terminen, Veranstaltungen, Workshops, Trainings und Jour-fixes mit internen und externen Partner:innen.
Du erstellst von KI-unterstützten Protokollen sowie Präsentationen, Unterlagen und Informationen.
Mitarbeit bei Leistungs- und Jahresberichten sowie bei Informationsmaterialien und Homepage-Inhalten.
Du organisierst Termine und Reisen inklusive Reiseabrechnungen und unterstützt du bei Hotelbuchungen.
Administrative Koordination von Büromaterial, Verpflegungskarten und weiteren Ressourcen.
Funktion als Zeitbeauftragte:r
Du koordinierst die Zivildienstleistenden und unterstützt bei der Betreuung von Freiwilligen und Praktikant:innen.
Betreut die IT-Ausstattung in Besprechungsräumen und behält den Überblick über das im Bereich verwendete IT-Equipment.
Prüfung und Vorkontierung von Rechnungen
Koordiniert die administrative Betreuung des externen Standorts
Unterstützung bei Projektanträgen und Förderansuchen sowie bei der Umsetzung von Klein- und Kurzzeitprojekten (für Abteilung IKK).
Finanzielle Projektadministration und -kontrolle inklusive Monitoring und Abrechnung (für Abteilung IKK).
Außerdem trägst Du maßgeblich bei, administrative Prozesse zu analysieren und digital bzw. mit KI zu optimieren
Entwicklung und Implementierung digitaler Workflows und KI-Lösungen unter Berücksichtigung von Datenschutz und Informationssicherheit.
Dokumentation und kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Prozesse sowie Unterstützung der Mitarbeiter:innen bei deren Anwendung.
Förderung eines verantwortungsvollen Einsatzes von KI im administrativen Bereich.

Profil

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Matura
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise im Non-Profit-, humanitären oder internationalen Umfeld
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse
Sehr gute Englisch-, und Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Ausgeprägtes Organisations- und Kommunikationstalent
Interesse am Non-Profit- bzw. humanitären Bereich
Engagierte Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist
Führerschein B von Vorteil

Wir bieten

Langfristige Mitarbeit in einer beständigen Organisation
Teilzeitbeschäftigung im Ausmaß von 26 Std/Woche, in Gleitzeit, mit Möglichkeit für Home-Office
Bruttomonatsgehalt von mind. € 2.897,50 (40 Stunden) mit Bereitschaft zur Überzahlung,
Ausgezeichnete öffentliche Anbindung und zentrale Lage in 1010 Wien
Nachhaltig unterwegs: gestütztes Öffi-Ticket (monatlicher Zuschuss)
Genieße eine bezahlte Pause – wir honorieren deine Erholung während der Arbeitszeit
Der 24.12. und 31.12. sind bei uns bezahlte freie Tage - für mehr Zeit mit den Liebsten!
Wir fördern aktiv Inklusion – unsere Türen stehen allen Menschen offen

Stundenausmaß (0-40)

26 Stunden

Bundesland (Wien, Niederösterreich, Burgenland ODER International)

Wien

Bezirk (Generalsekretariat, Zwettl, Krems ODER Oberwart)

Generalsekretariat

Tätigkeitsbereich (Medizinische Fachkräfte, Pflege und Betreuung/Soziales, Management & Office, Internationale Zusammenarbeit, Lehre/FSJ/Zivildienst/Praktika ODER Sonstige Tätigkeitsbereiche)

Management & Office

Intranet ohne ÖRK Jobseite

Kontakt

Österreichischen Rotes Kreuz, Generalsekretariat
Wiedner Hauptstraße 32
1040 Wien

Über uns

Das Rote Kreuz als Arbeitgeber - Menschlichkeit als Karriere

Werden Sie Teil einer der größten humanitären Organisationen der Welt!

Sie suchen eine sinnstiftende Tätigkeit, die nicht nur Ihnen, sondern auch anderen Menschen etwas gibt? Dann sind Sie beim Roten Kreuz genau richtig! Als weltweit anerkannte Hilfsorganisation setzen wir uns für Menschlichkeit, Solidarität und Hilfe in Notlagen ein – und Sie können ein Teil davon werden.
Wir sind da - Sie auch?